Co musi zawierać faktura

Przykład: zwykła faktura dla przedsiębiorcy

Freelancer z branży IT wystawia holenderskiemu klientowi fakturę za dwadzieścia godzin pracy. Nazwy, adresy i numery są zmyślone; każdy wiersz to dana, której wymaga niderlandzki urząd skarbowy (Belastingdienst).

Wypróbuj 90 dni za darmo90 dni za darmo · bez metody płatności · potem rezygnacja co miesiąc

Obowiązkowe dane, po kolei

Nazwa i adres: twoja nazwa prawna albo nazwa handlowa, jeśli jest zarejestrowana w KvK razem z adresem i miejscowością, oraz adres, pod którym twoja firma faktycznie ma siedzibę — sam numer skrytki pocztowej nie wystarczy. Te same dane podajesz dla odbiorcy.

Następnie twój numer identyfikacyjny VAT, czyli numer poprzedzony NL, i numer KvK, jeśli jesteś tam wpisany. Potem data wystawienia i numer faktury: kolejny, w jednej lub kilku seriach, i każdy numer tylko raz.

Co dostarczyłeś: przy towarach co i ile, przy usługach co i w jakim zakresie. Niderlandzki urząd skarbowy (Belastingdienst) sam podaje jako przykład 25 par dżinsów albo jeden masaż trwający godzinę. Do tego data dostawy albo data zaliczki.

I kwoty: kwota bez VAT — rozbita, jeśli dostarczasz według różnych stawek, i z ceną jednostkową, jeśli ma zastosowanie — stawka VAT i kwota VAT. Jeśli kwota VAT wychodzi z więcej niż dwoma miejscami po przecinku, zaokrąglasz ją.

Komu musisz wystawić fakturę

Każdemu innemu przedsiębiorcy, a także osobom prawnym, które nie są przedsiębiorcami, takim jak stowarzyszenie czy fundacja — również jeśli mają siedzibę za granicą. Osobie prywatnej w większości przypadków nie musisz wystawiać faktury; wyjątki dotyczą niektórych hurtowni i nowego środka transportu dostarczanego do innego kraju UE.

Jeśli korzystasz ze zwolnienia dla małych przedsiębiorców (KOR) albo dostarczasz towary lub usługi zwolnione z VAT, nie musisz spełniać wszystkich wymogów. Jeśli pracujesz jako podwykonawca z odwrotnym obciążeniem, dochodzą za to dane: „btw verlegd” i numer identyfikacyjny VAT odbiorcy. To samo dotyczy usługi dla przedsiębiorcy z innego kraju UE, przy której VAT jest przenoszony na odbiorcę. Jeśli dostarczasz towary przedsiębiorcy w innym kraju UE, zawsze musisz wystawić fakturę.

Na papierze czy elektronicznie

Sam decydujesz, czy fakturujesz na papierze, czy elektronicznie. Faktura elektroniczna ma jeden dodatkowy warunek: twój odbiorca musi się na nią zgodzić. Poza tym musisz móc zagwarantować autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność faktury.

Przechowuj fakturę w formie, w jakiej ją wysłałeś lub otrzymałeś: faktury elektronicznej nie drukujesz, tylko zapisujesz elektronicznie. Papierowe faktury i paragony możesz zeskanować i przechowywać elektronicznie, jeśli kopia jest wierna i kompletna.

Co musi umieć twoja księgowość

Większość błędów na fakturach to nie zła wola, tylko praca ręczna: numer, który pojawia się dwa razy, bo w obiegu są dwa osobne pliki, faktura bez daty dostawy, kwota VAT, która nie zgadza się ze stawką razy kwota. Program do faktur, który sam prowadzi numerację, sam liczy VAT i nie pozwala pominąć obowiązkowych pól, usuwa te błędy za jednym razem.

I pilnuje terminu: kto dostarcza pod koniec miesiąca, ma czas do 15. dnia następnego miesiąca. Faktura wystawiona od razu przy dostawie nigdy nie musi ścigać się z tym terminem.