Administratie
Wat je moet bewaren, en hoe lang
Zeven jaar is de hoofdregel. Belangrijker is de vraag wát eronder valt — en dat is meer dan de facturen.
In het kort
In Nederland geldt een bewaarplicht van zeven jaar voor je administratie. Daar vallen niet alleen je verkoop- en inkoopfacturen onder, maar ook je bankafschriften, je grootboek, je kas- en memoriaalboekingen, contracten en de onderliggende berekeningen. Digitaal bewaren mag, zolang de stukken leesbaar en controleerbaar blijven en er niets ongemerkt in kan veranderen. Bij een controle kan de Belastingdienst je hele boekjaar opvragen in één standaardbestand: de auditfile, in het XAF-formaat.
De kern
- Bewaartermijn
- Zeven jaar voor de administratie als geheel, te rekenen vanaf het moment dat een gegeven niet meer actueel is. Voor gegevens over onroerende zaken is het tien jaar.
- Vorm
- Digitaal bewaren mag, mits leesbaar, toegankelijk en controleerbaar — en niet ongemerkt te wijzigen.
- Bij een controle
- De auditfile (XAF) bevat het volledige journaal van een boekjaar. Vanaf 1 januari 2027 accepteert de Belastingdienst voor aanlevering alleen nog XAF 4.0; 3.2 is de oude versie.
Wat er onder de bewaarplicht valt
De bewaarplicht gaat verder dan de facturen die je stuurde en ontving. Ook je bankafschriften, je grootboek met alle journaalposten, je kasadministratie, je memoriaalboekingen, je contracten en de berekeningen waarop een boeking rust vallen eronder. Kortom: alles waaruit blijkt hoe je aan een bedrag komt.
Dat laatste is de kern van de regel. Een controleur moet van een bedrag op je aangifte terug kunnen lopen naar het document waaruit het komt. Ontbreekt die weg, dan is de administratie op dat punt niet controleerbaar — en dat is een probleem los van de vraag of het bedrag klopte.
Hoe lang, en vanaf wanneer
De hoofdregel is zeven jaar. Die termijn begint niet op een vaste datum: zolang een gegeven actueel is, hoort het bij je lopende administratie, en pas als het niet meer actueel is gaan de zeven jaar lopen. De Belastingdienst geeft zelf het voorbeeld van een leasecontract van vier jaar: dat bewaar je die vier jaar, en daarna nog zeven jaar.
Voor gegevens over onroerende zaken is de termijn tien jaar, omdat de btw daarop over een langere periode herzien kan worden. Verkoop of beëindiging van je onderneming heft de bewaarplicht niet op: de termijn loopt gewoon door.
Wanneer begint de bewaartermijn? Het voorbeeld van de Belastingdienst
- Je sluit een leasecontract van vier jaarZolang het loopt, is het actueel en hoort het bij je lopende administratie.
- Het contract eindigtNa vier jaar is het niet meer actueel. Nu begint de bewaartermijn.
- Nog zeven jaar bewarenDe hoofdregel. Voor gegevens over onroerende zaken is het tien jaar.
- Daarna mag het wegIn dit voorbeeld dus elf jaar na het begin van het contract.
Digitaal bewaren
Digitaal bewaren mag en is in de praktijk de norm. De eis is niet de vorm maar de eigenschap: de stukken moeten zeven jaar lang leesbaar, toegankelijk en controleerbaar blijven, en er mag niets ongemerkt in kunnen veranderen. Een boekhoudpakket dat een wijzigingslog bijhoudt en boekingen niet stilzwijgend laat aanpassen, voldoet daar per ontwerp aan.
Een papieren factuur mag je scannen en digitaal bewaren, mits de scan een getrouwe weergave is en alle echtheidskenmerken meekomen. Bewaar bij een digitale factuur ook het originele bestand — een PDF die je zelf opnieuw hebt uitgedraaid uit je pakket is niet hetzelfde document als het bestand dat je leverancier stuurde.
Wat er bij een controle wordt opgevraagd
De Belastingdienst vraagt bij een boekenonderzoek doorgaans niet om losse stukken maar om je hele boekjaar in één standaardbestand: de auditfile in het XAF-formaat. Dat bestand bevat je bedrijfsgegevens, je relaties, je rekeningschema, je btw-codes, je perioden, je beginbalans en alle boekingen van dat jaar.
Vanaf 1 januari 2027 accepteert de Belastingdienst voor aanlevering alleen nog XAF 4.0; de oudere versie 3.2 bestaat nog voor ontvangers die daar nog op zitten. De inhoud is in beide gevallen dezelfde — alleen de opmaak van het bestand verschilt. Kun je zo'n bestand niet leveren, dan wordt de controle een handmatige exercitie waarin jij de bewijslast draagt.
Bijgewerkt op 2 oktober 2026. Algemene uitleg over de Nederlandse regels, geen fiscaal advies — voor jouw situatie beslis je samen met je boekhouder of de Belastingdienst.
Veelgestelde vragen
Mag ik papieren bonnen weggooien nadat ik ze heb gescand?
Voor de meeste stukken mag dat, mits de scan een getrouwe en volledige weergave is en zeven jaar leesbaar blijft. Voor een beperkt aantal documenten geldt dat niet; vraag het na voordat je originelen vernietigt.
Wat als mijn boekhoudpakket ermee stopt of ik overstap?
De bewaarplicht ligt bij jou, niet bij je leverancier. Zorg dat je bij een overstap een volledige export meeneemt — de auditfile van elk boekjaar plus je documenten — en niet alleen toegang tot een oud account.
Geldt de bewaarplicht ook als ik onder de kleineondernemersregeling val?
Ja. De vrijstelling gaat over btw in rekening brengen en aftrekken, niet over je administratie. Je moet nog steeds kunnen laten zien hoe je aan je omzetcijfer komt — al was het maar om aan te tonen dat je onder de grens bleef.
KennisbankEen boekhoudpakket dat jouw taal spreektBoekhouder? Deze uitleg in de taal van je klant