Je boekhouder machtigen: wat regel je waar?

Drie soorten toegang die door elkaar lopen

Wie zegt dat hij zijn boekhouder gaat machtigen, kan drie dingen bedoelen. Het eerste is dat de boekhouder namens jou inlogt bij de Belastingdienst en aangifte doet. Het tweede is dat hij de gegevens van je aanslagen digitaal ontvangt. Het derde is dat hij in je boekhouding kan werken. Elk van de drie regel je op een andere plek, en je trekt ze ook elk apart weer in.

De eerste twee lopen via de overheid: DigiD, eHerkenning en het Machtigingenregister van Logius. De derde is een instelling in je boekhoudpakket en heeft niets met de Belastingdienst te maken. Toegang tot je pakket geeft je boekhouder geen toegang tot Mijn Belastingdienst Zakelijk, en andersom.

Machtigen bij de Belastingdienst: DigiD of eHerkenning

Als eenmanszaak of zzp'er machtig je iemand met DigiD. Een machtiging geldt voor een specifieke taak en een periode, en je moet duidelijk aangeven voor welke zaken je iemand machtigt. Machtig je een persoon, dan vraag je volgens digid.nl een machtigingscode aan en geef je die met je burgerservicenummer aan degene die jou helpt. Helpt iemand je zonder intermediair te zijn, bijvoorbeeld je partner, dan kan dat alleen met zo'n DigiD-machtiging; diegene logt dan in met zijn eigen DigiD. Doet een boekhouder als intermediair namens jou aangifte, dan regelt volgens de Belastingdienst de intermediair de benodigde machtiging; vraag hem dus eerst hoe hij dat doet.

Heeft je onderneming een rechtsvorm als vof, bv, nv of cv, dan werkt DigiD niet: de btw-aangifte staat alleen klaar voor wie met eHerkenning inlogt. Je boekhouder kan zich dan via eHerkenning laten machtigen met een ketenmachtiging. Je hoeft daarvoor zelf geen eHerkenning aan te vragen, maar je moet wel toestemming geven.

De registratiebrief: Serviceberichten Aanslag

Aanslagen, kennisgevingen en beschikkingen stuurt de Belastingdienst op papier naar jou. Je boekhouder kan de gegevens daarvan digitaal krijgen: het Servicebericht Aanslag. Hij vraagt dat aan met zijn software, en jij krijgt daarna een registratiebrief met een formulier. Ben je akkoord, dan hoef je niets te doen. Ben je niet akkoord, dan stuur je het formulier ruim voor de startdatum in de brief naar Logius. Zo'n registratie geldt voor één soort belasting en één aangiftejaar, en de papieren post blijft naar jouw postadres gaan.

Bij een doorlopende machtiging is het andersom. Die bespaart de jaarlijkse brieven, maar wordt pas actief als jij het formulier naar je boekhouder stuurt: met de activeringscode op dat formulier maakt hij de registratie actief. Ben je niet akkoord, dan doe je niets. Een doorlopende machtiging kun je op elk moment weer opzeggen.

Wisselen van boekhouder: wat trek je in?

Stap je over naar een andere boekhouder, dan loop je dezelfde drie plekken langs. In booxx nodig je de nieuwe boekhouder uit onder Team en kies je bij de oude Toegang intrekken; dat werkt meteen, en je kunt meer dan één boekhouder tegelijk toegang geven. Een DigiD-machtiging trek je in onder Mijn machtigingen. De registraties voor de serviceberichten zie je en trek je in bij het Machtigingenregister Digipoort van Logius, waar je inlogt met DigiD (een vof of bv: met eHerkenning).

Let bij Logius op één ding: elke registratie moet apart worden ingetrokken. Een doorlopende machtiging voor de inkomstenbelasting, de serviceberichten van een bepaald jaar en de gegevens van de vooraf ingevulde aangifte zijn drie verschillende registraties. Maakt je vorige boekhouder de oude jaren nog af, dan hoef je de registraties per jaar niet in te trekken; een doorlopende machtiging van je vorige boekhouder trek je in beide gevallen in, zodat de nieuwe er een kan aanvragen.

90 dagen gratis proberen90 dagen gratis · geen betaalmethode nodig · daarna maandelijks opzegbaar