Administratie
Een auditfile inlezen: welk pakket doet wat
Een auditfile is je hele boekjaar in één bestand. Of een ander pakket dat bestand ook inleest, verschilt per pakket en per versie.
In het kort
Een auditfile (XAF) is een XML-bestand met het volledige journaal van één boekjaar. Niet elk boekhoudpakket leest zo'n bestand uit een ander pakket in: SnelStart doet dat volgens zijn eigen kennisbank niet zelf, Moneybird importeert een bestaande boekhouding niet in één keer, e-Boekhouden.nl raadt een beginbalans aan, AFAS SB en de conversietool van Twinfield lezen het in voor een lijst van bronpakketten, en Nmbrs Accounting (voorheen Yuki) voor vrijwel elk pakket. In booxx lees je bij het aanmaken van een administratie de auditfile van je vorige pakket in en koppel je de oude rekeningen en btw-codes aan de nieuwe. Vanaf 1 januari 2027 accepteert de Belastingdienst voor aanlevering alleen nog XAF 4.0.
De kern
- Wat het is
- Een XML-bestand met de extensie .xaf: bedrijfsgegevens, relaties, rekeningschema, btw-codes, perioden, beginbalans en alle boekingen van één boekjaar.
- Versies
- XAF 3.2 dateert uit 2014, XAF 4.0 is de opvolger. Vanaf 1 januari 2027 accepteert de Belastingdienst voor aanlevering alleen nog XAF 4.0.
- Wat er niet in zit
- Geen activaregister: van bedrijfsmiddelen gaan alleen de grootboekboekingen mee, niet het afschrijvingsschema.
Wat er in een auditfile staat, en wat niet
Een auditfile financieel is een open standaard, gepubliceerd door de Belastingdienst, om een administratie in één bestand uit te wisselen. Het bestand gaat over één administratie en één boekjaar: voor drie jaren heb je drie bestanden. Erin staan je bedrijfsgegevens, je relaties, je rekeningschema, je btw-codes, de perioden, de beginbalans en alle boekingen van dat jaar.
Wat er niet in staat, merk je pas bij het inlezen. Het formaat kent geen activaregister: van bedrijfsmiddelen gaan alleen de grootboekboekingen mee, niet het afschrijvingsschema. AFAS noemt in zijn eigen handleiding ook de btw-subadministratie en de afletteringen van openstaande posten als gegevens die in een auditfile ontbreken. Reken er dus op dat je na het inlezen de vaste activa opnieuw opvoert en de openstaande posten naloopt.
Welk pakket leest een auditfile uit een ander pakket in?
Dat een pakket een auditfile kan maken, zegt niets over inlezen. Exact schrijft dat de meeste boekhoudpakketten in Nederland de auditfile ondersteunen; dat ze hem ook uit een ander pakket inlezen, staat er niet. De pakketten zijn daar in hun eigen handleidingen open over.
De tabel zet naast elkaar wat acht pakketten er zelf over schrijven. Bij SnelStart, Moneybird en e-Boekhouden.nl wijzen de eigen handleidingen naar een beginbalans, een Excel-import of een externe dienst. Software voor de jaarrekening, zoals Caseware Cloud en de kolommenbalans in Exact Online, leest de auditfile wel in; Caseware noemt daarbij XAF 3.1 of 3.2.
Wat acht pakketten met een auditfile uit een ander pakket doen
| Leest hem in? | Wat de eigen helppagina zegt | |
|---|---|---|
| SnelStart | Niet zelf | Leest de export van een ander pakket (of een auditfile .xaf) niet in en noemt een externe dienst die dat wel kan. Boekingen importeren kan uit een Excel-bestand. |
| Moneybird | Niet genoemd | Een bestaande boekhouding in één keer importeren kan niet. Je begint met een beginbalans of voert oude gegevens met terugwerkende kracht in. |
| e-Boekhouden.nl | Niet genoemd | Adviseert niet de hele administratie over te zetten, maar met een beginbalans te starten. Er zijn importfuncties voor facturen, mutaties en grootboekrekeningen. |
| Exact Online | In de jaarrekening | In de kolommenbalans van de jaarrekening importeer je een XAF- of zip-bestand. Een RGS-brugstaat of Excel kan daar ook. |
| Twinfield | Met de conversietool | De conversietool leest XAF-auditfiles in uit een lijst van bronpakketten, per pakket met eigen versies. Staat het pakket of de versie er niet bij, dan is de tool niet te gebruiken; de lijsten noemen versies tot en met 3.2. |
| AFAS SB | Ja, XAF 3.2 of 4.0 | Bij het starten van een administratie, uit Profit, Twinfield, Exact Online, Multivers en SnelStart; andere pakketten volgen volgens AFAS later. Vergelijkende cijfers uit elk pakket dat XAF 3.2 exporteert. |
| Nmbrs Accounting (voorheen Yuki) | Ja, vanaf XAF 3.0 | Historische gegevens van vóór de startdatum, uit de auditfile van vrijwel elk boekhoudpakket. |
| Caseware Cloud | Ja, XAF 3.1 of 3.2 | Rekeningen met een nulsaldo komen niet automatisch mee. |
Auditfile exporteren: waar zit het in je huidige pakket?
Voor een overstap heb je eerst het bestand uit je huidige pakket nodig. De Belastingdienst schrijft dat de meeste boekhoudpakketten in Nederland de auditfile ondersteunen en dat de bouwers het aanmaken meestal als menukeuze opnemen. Waar die menukeuze zit, verschilt per pakket.
De tabel geeft voor elf pakketten het pad uit hun eigen helppagina. Maak het bestand per boekjaar, en doe dat vóór je het oude abonnement opzegt. Wil je het daarna in booxx inlezen, gebruik dan XAF 3.2 of 4.0: dat zijn de versies die het pakket inleest.
Auditfile exporteren in elf pakketten
| Waar zit de export? | Waar je op let | |
|---|---|---|
| Moneybird | Instellingen > Boekhouding > Boekhouding exporteren | Voor de export is een grootboekcode verplicht; de RGS-referentiecode is optioneel. Download het bestand vóór je de jaarafsluiting maakt, anders is het niet compleet. Exporteren in versie 4.0 kan sinds november 2025. |
| e-Boekhouden.nl | Beheer > Exporteren > Auditfile | Je kiest het boekjaar of de periode, de indeling per week of per maand en de versie; de pagina noemt als voorbeeld versie 2.0 en 3.2. Kies 3.2 als je het bestand in booxx wilt inlezen. |
| Jortt | Boekhoudbot > Maak voor mij een auditfile | Jortt levert XAF 4.0.3. Alleen de Beheerder van de administratie kan het bestand downloaden, een uitgenodigde boekhouder niet. |
| MoneyMonk | Rapportages > Auditfile > Download XML Auditfile | Je kiest het jaar. De lijst met rapportages van MoneyMonk noemt 'XML Auditfile 2.0', een andere helppagina versie 3.2: kijk welke versie in je bestand staat voor je het ergens inleest. |
| SnelStart Polaris | Tandwiel rechtsboven > Auditfile | Je wordt doorgestuurd naar SnelStart Web, kiest het jaar en krijgt een e-mail met de downloadinstructies. De helppagina van SnelStart Web noemt dit bestand 'Auditfiles V3.2'. |
| Twinfield | Financiële professionals > Jaarafsluiting > Auditfiles > Nieuw | Je maakt het bestand per administratie en per boekjaar; voor het hele boekjaar vul je periode 0 tot en met 55 in. De versie kies je zelf (1.0, 2.0, 3.1 of 3.2): kies 3.2 als je het bestand in booxx wilt inlezen, en bij 'Actie na aanmaken bestand' de optie 'Niet inpakken (XAF)'. |
| AFAS SB | Zoekhulp (Ctrl+Spatie) > Auditfiles > Nieuw | Je kiest een boekjaar of een begin- en einddatum. Na het opslaan staan er twee bestanden in je Downloads-map: één op basis van versie 3.2 en één op basis van versie 4.0. |
| AFAS Profit | Financieel > Beheer > Auditbestand > Auditfile XML versie 3 | Profit maakt alleen een auditfile van een heel boekjaar, en de beginbalans gaat niet mee. De helppagina noemt 'versie 3' zonder subversie. |
| Rompslomp | Instellingen > tabblad Exporteren > Exporteren als auditfile | Standaard krijg je het huidige boekjaar. Via het pijltje ernaast stel je een begin- en einddatum in en kies je het schema voor de rekeningcodes. Welke versie je krijgt, staat niet op de helppagina. |
| Nmbrs Accounting (voorheen Yuki) | Boekhouding > Exporteren > XAF Auditfile 3.2 | Je kiest het exportformaat, de administratie en het boekjaar. De pagina noemt 'XAF Auditfile 3.2' bij de formaten voor de (externe) accountant. Kies niet 'XML (CLAIR 2.0)': dat is volgens dezelfde pagina een XML Auditfile Financieel 1.0. In een compact domein of met de bundel Minimal kan alleen een gebruiker met de rol Backoffice exporteren. |
| Odoo | Accounting > Reporting > General Ledger > tandwiel > XAF | Met de filters kies je eerst welke boekingen je exporteert. De documentatie van Odoo is Engelstalig; de menunamen hier komen daaruit. Kijk welke versie in je bestand staat voor je het ergens inleest. |
Een auditfile inlezen bij je overstap
In booxx hoort inlezen bij het aanmaken van een administratie: je kiest de XAF-auditfile van je vorige pakket, en voor elke oude grootboekrekening krijg je een voorstel voor een rekening in het nieuwe schema. Dat voorstel komt eerst van de RGS-referentiecode, dan van de btw-rol en van nummer plus omschrijving. Wat dan nog openstaat, gaat langs de AI-assistent; past niets goed genoeg, dan blijft de regel leeg en koppel je hem zelf. Het pakket leest XAF 3.2 en 4.0 in.
Elke factuur op de debiteuren- of crediteurenrekening wordt een beginpost, en betalingen worden eraf geletterd op het factuurnummer dat het vorige pakket in de omschrijving meegaf. Wat niet aan een factuur of relatie te koppelen is, komt als één post op diverse debiteuren of diverse crediteuren. De vaste activa voer je daarna zelf op, want die staan niet in het bestand. Een administratiekantoor doet hetzelfde bij het aanmaken van een klant.
Van auditfile naar een administratie waarin je verder boekt
- Kies het bestandBij het aanmaken van de administratie kies je de XAF-auditfile van je vorige pakket.
- Koppel de rekeningenPer oude grootboekrekening een voorstel, met erbij waar het vandaan komt.
- Koppel de btw-codesStaan er btw-codes in het bestand, dan koppel je ze aan de btw-codes van het pakket.
- BevestigEr wordt pas geboekt als je bevestigt. Daarna boek je verder vanaf waar het bestand ophoudt.
90 dagen gratis proberen90 dagen gratis · geen betaalmethode nodig · daarna maandelijks opzegbaar
Een auditfile maken, en de versie kiezen
Een auditfile maken gaat andersom. Onder Overzichten kies je bij Auditfile het boekjaar. Vóór het downloaden zie je een leesbaar overzicht van wat er in het bestand komt: of de mutaties sluiten, de aantallen rekeningen, relaties en boekstukken, de totalen van de openingsbalans en een uitsplitsing per dagboek.
Standaard krijg je XAF 4.0. Stuur je het bestand naar iemand wiens software alleen de oudere standaard leest, dan kies je XAF 3.2. Vraag het de ontvanger: volgens de tabel hierboven leest Caseware Cloud 3.1 of 3.2, en AFAS SB 3.2 of 4.0.
Bijgewerkt op 2 oktober 2026. Algemene uitleg over de Nederlandse regels, geen fiscaal advies — voor jouw situatie beslis je samen met je boekhouder of de Belastingdienst.
Veelgestelde vragen
Hoe open ik een XAF-bestand?
Een .xaf-bestand is XML. Je kunt het met een teksteditor openen, maar leesbaar wordt het pas in software die auditfiles verwerkt. In booxx zie je vóór het downloaden een overzicht van de inhoud, zodat je het bestand kunt controleren zonder de ruwe XML te lezen.
Welke versie kies ik: XAF 3.2 of 4.0?
Voor de Belastingdienst XAF 4.0: vanaf 1 januari 2027 accepteert de Belastingdienst voor aanlevering alleen nog die versie. Voor een boekhouder of een pakket dat alleen de oudere standaard inleest, kies je 3.2. Vraag de ontvanger welke versie zijn software leest.
Leest het pakket van mijn boekhouder mijn auditfile in?
Dat verschilt per pakket; de tabel hierboven zet acht pakketten naast elkaar. Wil je boekhouder door het jaar heen meekijken of zelf boeken, dan kan hij ook in jouw administratie meewerken: je nodigt hem uit met de rol Boekhouder, en dat kost niets extra.