Werken in de kantooromgeving: van werklijst tot agenda

Hoe zie je bij welke klant werk ligt?

De werklijst is het scherm waar je als kantoor binnenkomt. Elke administratie is één regel. Voert een klant een eenmanszaak naast een B.V., dan zijn dat twee regels, elk met eigen getallen: het zijn twee boekhoudingen met elk een eigen btw-aangifte. De lijst sorteert zelf op urgentie. Een btw-aangifte die over de termijn is weegt het zwaarst, daarna een mislukte import en aansluitcontroles die op rood staan.

Rood is wat al misgaat. Amber is wat aandacht vraagt voordat het misgaat, standaard een btw-termijn binnen 10 dagen terwijl er nog werk ligt. Gewoon werk, zoals banktransacties die nog afgeletterd moeten worden, krijgt geen kleur: dat is werkvoorraad, geen probleem. Elk getal is een klik naar dat werk: je opent de administratie meteen op het bankboek, de documenten of de aansluitingen. De drempels achter de kleuren stelt de kantoorbeheerder zelf in.

De werklijst met zes voorbeeldklanten: bovenaan de klant met een te late btw-aangifte, onderaan de klant bij wie niets openstaat. Rechts staan de initialen van het aanspreekpunt. Schermafbeelding met demogegevens.

90 dagen gratis proberen

Hoe werk je hetzelfde werk bij al je klanten achter elkaar af?

Met de werkstand. Je start hem rechts boven de werklijst en kiest welk werk je wilt doen: de btw-aangifte, de aansluiting, de bank, de documenten of de vragen, of alles wat openstaat. Bij elke keuze staat hoeveel administraties hij oplevert. De rij volgt wat er op dat moment in je werklijst staat, ook een zoekterm of een filter; wil je een eigen greep, dan vink je de administraties aan en start je de werkstand over die selectie.

Boven in beeld staat een balk met het werk waar je bent en je plek in de rij, bijvoorbeeld klant 7 van 27. Werkt een collega intussen de bank van een klant verderop in je rij weg, dan slaat Volgende die klant over en meldt dat. Open je met de hand een andere klant, dan stopt de rij.

De werkstand over de bank: je staat in de administratie van de eerste van vier klanten, en Volgende brengt je naar de bank van de volgende. Schermafbeelding met demogegevens.

90 dagen gratis proberen

Hoe plan je de btw-termijnen van al je klanten?

Met de agenda. De werklijst toont wat er nu ligt, de agenda wanneer het moet. Er zijn twee weergaven van dezelfde gegevens: de maand om te plannen, met per dag het aantal termijnen, en de lijst om af te werken, per week met de eerstvolgende bovenaan. Bij elke btw-termijn zie je of hij Te laat is, Klaar (geen banktransacties, documenten of rode controles meer open) of Werk open. Boven elke week staat een knop waarmee je een werkstand start over precies de administraties die klaar zijn.

Naast de btw-termijnen staan in de agenda ook de proefperiodes die aflopen en de administraties die stoppen. Het btw-werkblad staat klaar met de rubrieken van de Belastingdienst; indienen doe je zelf, in Mijn Belastingdienst Zakelijk of via je eigen aangiftekanaal.

De agenda als lijst, met zes voorbeeldklanten: de btw-termijnen per week en per klant of er nog werk openligt. Bij één klant staat niets meer open; over zulke klanten start je vanaf hier een werkstand. Schermafbeelding met demogegevens.

90 dagen gratis proberen

Hoe stel je een klant een vraag over een boeking?

Vanuit de werklijst: in het menu aan het eind van de regel kies je Vraag stellen, en je komt op de vragenpagina van die administratie. Met Nieuw gesprek kies je een banktransactie die nog niet is afgeletterd en typ je je bericht, of je stelt een losse vraag zonder transactie. De klant ziet op zijn dashboard en in het menu dat er een vraag op hem wacht. In het gesprek staan datum, bedrag en omschrijving van de transactie, en daar antwoordt hij. Zijn scherm staat in de taal die hij zelf koos: Nederlands, Engels, Pools, Hongaars of Roemeens. Je bericht zelf vertaalt het pakket niet; dat schrijf je in een taal die je klant leest.

In de werklijst zie je daarna wie er aan zet is. Heeft de klant geantwoord, dan is dat werk voor het kantoor. Een vraag die nog bij de klant ligt staat er gedempt bij: die is geen werk voor jou, maar wie de klant belt wil weten dat hij er is. Is de transactie geboekt, dan werk je het gesprek af.

Zo ziet je klant je vraag: bij de bankmutatie, op een scherm in zijn eigen taal, met een veld om te antwoorden. Zijn antwoord zie je daarna in je werklijst. Schermafbeelding met demogegevens.

90 dagen gratis proberen

Werken met je administratiekantoor

Wie mag bij welke klant?

Een kantoor heeft twee rollen. Een Beheerder mag bij alle klanten en beheert het team, de klanten en de instellingen. Een Medewerker werkt in de klanten en administraties die je hem toewijst, en ziet de rest niet. Voert een klant meer dan één administratie, dan kies je per administratie of een medewerker erin mag. Rechten wijzigen vraagt eerst je wachtwoord, ook als je al bent ingelogd.

Per klant is één collega het aanspreekpunt. Het werk van die klant telt bij hem mee op het scherm Team, waar je per medewerker ziet hoeveel er openligt en wat er de afgelopen 30 dagen op zijn naam is geboekt en verwerkt. Een klant zonder aanspreekpunt telt bij niemand mee; het scherm meldt hoeveel dat er zijn.

Toegang per medewerker: je vinkt aan bij welke klanten en administraties iemand mag werken, en met de ster maak je hem het aanspreekpunt van die klant. Schermafbeelding met demogegevens.

90 dagen gratis proberen

Hoe houd je overzicht over al je klanten?

Onder Administraties staat je portefeuille: elke administratie op één regel, onder de naam van de klant. De werklijst gaat over het werk dat nu ligt, deze lijst over wie je klanten zijn. Per regel zie je de rechtsvorm en het btw-tijdvak, het aanspreekpunt, wie er verder bij mag, de status (bijvoorbeeld gepauzeerd of nog in de inrichting) en de datum van de laatste boeking. Die laatste kolom laat het snelst zien waar de boekhouding stil is komen te liggen. Je zoekt op naam, filtert op status (de kantoorbeheerder ook op aanspreekpunt) en sorteert onder meer op dringendheid of op laatste boeking.

Met Klantdossier in het menu aan het eind van de regel open je alles over één klant: zijn administraties met dezelfde getallen als in de werklijst, zijn bankrekeningen, zijn contactpersonen met hun rol en het inbox-adres waar hij zijn facturen heen mailt. De kantoorbeheerder ziet daar ook de notities van het kantoor. Heeft een contactpersoon zijn uitnodiging nog niet bevestigd, dan staat er Niet bevestigd bij; dat zie je dan vóór hij belt. Vertrekt een collega, dan vinkt de kantoorbeheerder zijn klanten aan en geeft ze in één keer een ander aanspreekpunt; dat vraagt eerst zijn wachtwoord. Pauzeren en hervatten gaat op dezelfde manier. Een medewerker leest de lijst alleen.

Hoe zie je hoe je kantoor ervoor staat?

Met Inzicht, het maandscherm voor de kantoorbeheerder. Zonder keuze toont het de vorige, afgesloten maand. Bovenaan staat hoe je administraties aan het eind van die maand verdeeld waren over op orde, aandacht en rood, met het verschil met de maand ervoor. Daaronder staat welk deel van de btw-, ICP- en suppletietermijnen van die maand op tijd is ingediend, en hoe lang een document of banktransactie bleef liggen voordat hij geboekt of afgeletterd was (de mediaan).

Werk gedaan zet de boekingen, verwerkte documenten, aangiftes en door klanten beantwoorde vragen per medewerker uit, met het aantal klanten waarvan hij het aanspreekpunt is. Onder Door booxx gedaan staat hoeveel banktransacties automatisch zijn afgeletterd en hoeveel documenten automatisch zijn herkend, omgerekend naar uren op de normtijden die je kantoor zelf instelt: standaard 2 minuten per banktransactie en 4 per document. Het scherm noemt dat zelf een schatting. Daaronder staat wat booxx je kantoor die maand kost. Met Exporteren krijg je dezelfde cijfers als Excel- of CSV-bestand.

90 dagen gratis proberen90 dagen gratis · geen betaalmethode nodig · daarna maandelijks opzegbaar

Hoe begin je, en wat doet het pakket niet?

Een kantooromgeving vraag je per mail aan: je stuurt je kantoornaam, ongeveer hoeveel klanten je voert en in welke talen, en je krijgt een beheerdersaccount. Daarna stel je je kantoorstandaarden in (grootboekschema, dagboeken en btw-codes) en maak je je klanten aan, leeg of met de XAF-auditfile van hun vorige pakket. Het tarief is vanaf € 9 per beheerde administratie per maand, exclusief btw, zonder vaste kantoorfee en zonder prijs per medewerker.

Drie dingen doet het pakket niet. Er zit geen salarisadministratie in: het loonjournaal uit je salarispakket boek je hier in. De btw-aangifte dien je zelf in. En de automatische bankkoppeling is in ontwikkeling: bankafschriften lees je nu in als MT940- of CAMT-bestand.