Voor klanten van een kantoor
Je kantoor boekt, jij factureert: zo werk je samen
Werkt je administratiekantoor in booxx, dan doe jij drie dingen: facturen maken, bonnetjes en inkoopfacturen insturen en de vragen van je kantoor beantwoorden. Dat doe je in je eigen taal. Het boeken en de btw-aangifte doet je kantoor.
In het kort
Werkt je administratiekantoor in booxx, dan maak jij je verkoopfacturen en stuur je je bonnetjes en inkoopfacturen in. Je kantoor controleert en boekt ze, lettert de bank af en zet de btw-aangifte klaar. Je werkt in het Nederlands, Engels, Pools, Hongaars of Roemeens: die taal kies je zelf, en je kantoor werkt in dezelfde administratie in zijn eigen taal. Kan je kantoor een betaling niet plaatsen, dan stelt het je een vraag in je eigen scherm en antwoord je daar.
De kern
- Jij
- Facturen maken en versturen, bonnetjes en inkoopfacturen insturen, vragen van je kantoor beantwoorden.
- Je kantoor
- Controleren en boeken, de bank afletteren, de btw-aangifte klaarzetten en indienen.
- Taal
- Nederlands, Engels, Pools, Hongaars of Roemeens. Iedere gebruiker kiest zijn eigen taal; je factuur krijgt standaard de voorkeurstaal van je klant.
Hoe kom je in booxx?
Je kantoor maakt je administratie aan en nodigt je uit. Je krijgt een e-mail met een link waarmee je zelf een wachtwoord instelt; die mail komt in de taal waarin je kantoor werkt. Daarna log je in op je computer of in de browser van je telefoon. Op een telefoon kun je booxx ook op je beginscherm zetten; dan opent het als een app.
De taal kies je zelf: op het inlogscherm, of daarna met het vlaggetje rechtsboven (op een telefoon in het menu onder je naam). Je hebt de keus uit Nederlands, Engels, Pools, Hongaars en Roemeens. Die keuze geldt alleen voor jou: je kantoor werkt in dezelfde administratie in zijn eigen taal.
Wat je ziet, hangt af van de rol die je kantoor je geeft. Als Gebruiker zie je het dashboard, Verkoop, Uitgaven, Relaties en Vragen. Als Eigenaar zie je daarnaast de bank en de boekhoudschermen, en kun je ook zelf boeken. Dat spreek je met je kantoor af.
Hoe maak en verstuur je een factuur?
Onder Verkoop kies je Nieuw. Je kiest je klant, zet de regels erin met per regel de btw-code, en ziet rechts meteen hoe de factuur eruitziet. Met Verzend gaat hij per mail naar je klant, als pdf, en als e-factuur (UBL) waar dat kan. De factuur wordt bij het versturen geboekt; daar hoeft je kantoor niets voor te doen.
De taal van de factuur staat los van de taal waarin jij werkt. Hij volgt de voorkeurstaal van je klant, en heeft die geen voorkeur, dan wordt het Nederlands. Bij het versturen kun je hem nog veranderen: Nederlands, Engels, Pools, Hongaars of Roemeens. Zonder je naam, adres en IBAN gaat er geen factuur de deur uit; vraag je kantoor ze in te vullen als ze ontbreken.
Hoe stuur je bonnetjes en inkoopfacturen in?
Je administratie heeft een eigen e-mailadres voor inkoopfacturen. Je vindt het onder Uitgaven, bij Facturen, achter 'Inkomende facturen naar', met een knop om het te kopiëren; je kantoor kan het je ook geven. Laat je leveranciers hun facturen rechtstreeks naar dat adres sturen, of stuur ze zelf door. Een pdf die je al hebt, zet je erin met PDF uploaden.
Een kassabon fotografeer je op het scherm Bonnetjes, met Bonnetje toevoegen. Op een Android-telefoon kan het ook via Delen, vanuit je galerij, WhatsApp of je mail, als je booxx op je beginscherm hebt gezet. Daarna leest booxx uit wat erop staat: leverancier of winkel, datum, bedrag en btw. Boeken hoef je niet: wat binnenkomt, staat bij je kantoor klaar om te controleren en te boeken.
Van bonnetje tot btw-aangifte
- Jij stuurt het inEen foto van de bon, een pdf, of een mail naar het adres van je administratie.
- Uitlezen door booxxDatum, bedrag, btw en leverancier of winkel worden voorgesteld.
- Je kantoor controleert en boektHet document staat in de werklijst van je kantoor, tot het gecontroleerd en geboekt is.
- Je kantoor doet de btw-aangifteHet werkblad staat klaar met de rubrieken van de Belastingdienst; je kantoor dient in.
Hoe beantwoord je een vraag van je kantoor?
Kan je kantoor een betaling op je bankrekening niet plaatsen, dan stelt het je er een vraag over. Je ziet dat aan een teller bij Vragen in het menu en aan een tegel op je dashboard. Het gesprek werkt als een chat: bovenaan staat om welke betaling het gaat, met datum, bedrag en omschrijving, en onderaan typ je je antwoord.
Zolang je kantoor als laatste schreef, staat het gesprek bij jou op Wacht op jou; alleen lezen is geen antwoord. Is alles duidelijk, dan werkt je kantoor het gesprek af. Wil je zelf iets vragen, bijvoorbeeld of je een aankoop mag aftrekken, dan begin je met Nieuw gesprek.
Wat doe jij, en wat doet je kantoor?
Jij levert aan wat alleen jij hebt: je facturen, je bonnen en je antwoorden. Je kantoor doet de boekhouding: controleren, boeken, de bank afletteren en de btw-aangifte. Indienen doet je kantoor in Mijn Belastingdienst Zakelijk of met zijn eigen aangiftesoftware, en daarna legt het in booxx vast dat de aangifte is ingediend.
Wie doet wat
| Jij | Je kantoor | |
|---|---|---|
| Facturen | Maken en versturen, standaard in de taal van je klant. | Ziet ze in de boekhouding staan. |
| Bonnetjes en inkoopfacturen | Insturen: foto, pdf of mail. | Controleren en boeken. |
| Bank | Een vraag beantwoorden als een betaling niet duidelijk is. | Betalingen afletteren tegen facturen en bonnen. |
| Btw-aangifte | Niets, behalve je vragen beantwoorden. | Klaarzetten, indienen en vastleggen. |
Bijgewerkt op 2 oktober 2026. Algemene uitleg over de Nederlandse regels, geen fiscaal advies — voor jouw situatie beslis je samen met je boekhouder of de Belastingdienst.
Veelgestelde vragen
Moet ik zelf kunnen boekhouden als mijn kantoor in booxx werkt?
Nee. Jij maakt je facturen en stuurt je bonnetjes en inkoopfacturen in; je kantoor controleert en boekt ze en doet de btw-aangifte. Kan je kantoor iets niet plaatsen, dan stelt het je een vraag in je eigen scherm.
Kan ik booxx in het Pools, Hongaars of Roemeens gebruiken terwijl mijn kantoor in het Nederlands werkt?
Ja. Iedere gebruiker kiest zijn eigen taal: Nederlands, Engels, Pools, Hongaars of Roemeens. Jij ziet de administratie in jouw taal, je kantoor dezelfde administratie in de zijne.
In welke taal krijgt mijn klant de factuur?
In de voorkeurstaal van die klant, of in het Nederlands als hij er geen heeft. Bij het versturen kies je zelf een andere: Nederlands, Engels, Pools, Hongaars of Roemeens. De taal van de factuur staat los van de taal waarin jij werkt.
Wat kost booxx mij als mijn kantoor mijn administratie beheert?
Aan booxx betaal je niets: je kantoor betaalt per administratie die het beheert. Wat jij je kantoor betaalt, spreek je met je kantoor af. Je hebt dan ook geen eigen abonnement en geen proefperiode.
Wie dient de btw-aangifte in?
Je kantoor. Het werkblad staat in booxx klaar met de rubrieken van de Belastingdienst; je kantoor dient in, in Mijn Belastingdienst Zakelijk of met zijn eigen aangiftesoftware, en legt daarna in booxx vast dat het is ingediend.
Is er een app voor mijn telefoon?
Je gebruikt booxx in de browser van je telefoon, en je kunt het op je beginscherm zetten; dan opent het als een app. Op een Android-telefoon kun je een bon daarna direct vanuit je galerij of WhatsApp delen. Een app uit de App Store of Google Play is er niet.